全然違う！バーチャルオフィスやレンタルオフィスそれぞれのメリットや出来る事

これから起業を考えている人の中には、初期費用が悩みの種という人も多いことでしょう。
事務所を借りるとなると敷金や礼金、オフィス家具…というように、事業を始める前から高額な費用が必要になります。
そのため、初期費用を抑えるためにバーチャルオフィスやレンタルオフィスの利用を検討する人が増えています。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスは、まったく違う形態です。選び方を失敗しないためには、それぞれの特徴について把握しておく必要があります。
この記事では、バーチャルオフィスとレンタルオフィスのそれぞれのメリットや、できることについてご紹介します。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスは、「バーチャル＝仮想的」という言葉の通り、物理的なスペースを借りず、事業をおこなうための住所を借りるサービスです。たとえば自宅で仕事をする人は事務所を借りる必要はありませんが、自宅の住所を使うことに不安を感じる人もいるでしょう。そのような場合、バーチャルオフィスを利用すれば、ビジネス用の住所が手に入ります。バーチャルオフィスは都心が多いため、住所を借りることで信頼度アップにもつながるでしょう。

バーチャルオフィスのメリット

フリーランスから地方の企業まで、バーチャルオフィスは注目を集めています。バーチャルオフィスにはどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

初期費用を削減できる

バーチャルオフィスは契約時に敷金や礼金が必要ありません。住所を借りるだけなので、電話応対のための人件費も必要なく、初期費用を大きく抑えることができます。これから起業しようという人には、初期費用を削減できることが大きなメリットになるでしょう。

手続きが簡単

事務所を賃貸する場合は、面積や駅からの距離、家賃などを比較し、複数の物件を内覧して検討することになります。しかし、バーチャルオフィスは物理的なスペースを必要としないため、わざわざ内覧することもありません。住所やオプションを選ぶだけなので、手続きがインターネットで完結できる場合もあり、手間がかかりません。

一等地の住所を使える

住所は会社の印象を左右するため、所在地をどこにするかは重要なポイントです。賃貸で事務所を借りると家賃が高い一等地でも、バーチャルオフィスであれば住所を借りるだけなので、低料金で住所を使えます。ブランド力のある住所を手に入れたら信頼性が高まり、ビジネスチャンスが広がるでしょう。

プライバシーを守れる

自宅で開業する場合、自分の住所を開示することに抵抗がある人も多いことでしょう。バーチャルオフィスを契約すれば、自宅住所などの個人情報を開示せずにすみますので、プライバシーを守れます。

有料オプションで必要なサービスだけ選べてムダがない

バーチャルオフィスの主なサービスは住所貸しです。契約すれば、名刺やホームページ、パンフレットなどにバーチャルオフィスの住所を記載できます。バーチャルオフィスは実際に事務所を借りるわけではありませんが、郵便物受け取りサービスが基本的なサービスに含まれている場合が一般的です。郵便物転送サービスを申し込めば、自宅などに転送してもらえます。

基本サービスだけで十分であれば、費用を最低限に抑えることが可能です。基本サービス以外に利用したいサービスがあれば、オプションで申し込みましょう。たとえば住所だけでなく固定電話の電話番号貸しサービスを利用できるバーチャルオフィスもあります。ほとんどの人は携帯電話を持っているでしょうが、名刺やホームページには固定電話が記載されている方が、信頼度が高まります。電話転送サービスを利用すれば、スマートフォンを使って取得した固定電話番号の受発信が可能になります。

この他にも着信があったときに秘書スタッフが対応し、メールで連絡してもらえる「電話秘書代行」などのサービスがあります。オプションを増やしすぎると料金が高額になりますので、必要なサービスだけを選びましょう。

バーチャルオフィスでできること

バーチャルオフィスの住所でも法人登記が可能です。登記簿は一般に公開されるため、自宅の住所を使うことに不安を感じる人もいるでしょうが、バーチャルオフィスを利用すれば自宅の住所を使わずにすみますので、プライバシーを守れます。

また、自宅をオフィスにする場合、打ち合わせのための来客対応に困るでしょう。バーチャルオフィスの中には会議室をレンタルできるところがありますので、打ち合わせや商談の際に利用可能です。受付秘書が対応してくれるバーチャルオフィスであれば、急な来客があっても対応してくれるので安心です。

レンタルオフィスとは

レンタルオフィスとは、自分だけが利用できる個室を契約できるサービスです。部屋の広さは1名用から数十名用までさまざまなため、利用する人数に合わせてムダのないスペースを借りられます。実際に事務所を賃貸するよりも初期費用を抑えられるうえに、月利用料や共益費の中には水道光熱費も含まれています。机などの什器も備えられており、インターネット回線も使えるため、契約後はすぐに業務に取りかかることができるでしょう。少人数用のレンタルオフィスは狭いですが、会議室などのスペースを共有で使用できるレンタルオフィスが多いため、来客時の対応も可能です。

レンタルオフィスのメリット

バーチャルオフィスとは違い、働く場所を確保できるレンタルオフィス。レンタルオフィスには、どのようなメリットがあるのか確認しておきましょう。

初期費用が安い

レンタルオフィスは事務所を賃貸契約するより初期費用を格段に抑えられます。賃貸オフィスの場合は敷金の相場が6～12ヶ月分ですが、レンタルオフィスは敷金や礼金が必要ありません。その代わりに入会金が必要になりますが、賃貸オフィスの初期費用に比べると格安です。

また、レンタルオフィスはデスクなどのオフィス家具があらかじめ備えられており、業務に必要な複合機などのOA機器も設置されているため、自分で購入する必要がありません。スタートした事業が確実に成功するという保証はありませんので、初期費用をかけすぎるのはリスクが高いです。レンタルオフィスであれば、できるだけ初期費用を抑えて起業できます。

立地がよい

立地が良い場所にオフィスを賃貸契約すると、家賃や初期費用が高額になってしまいます。しかし、レンタルオフィスの多くは立地が良いにもかかわらず、初期費用が安く、少人数向けの個室であれば月額料金も抑えられます。費用を抑えて好立地にオフィスを構えられるため、お客様からの信頼度も上がることがレンタルオフィスのメリットです。

オプションサービスが豊富

レンタルオフィスには、基本サービス以外に利用できるさまざまなオプションサービスが用意されています。たとえば郵便物や宅配便の受け取り・転送サービス、会議室のレンタル、お茶出しサービス、秘書代行サービスなどです。有料のオプションもありますが、自分に必要なものだけ選べるのでムダがありません。

レンタルオフィスでできること

レンタルオフィスもバーチャルオフィスと同様に法人登記が可能です。バーチャルオフィスの場合、どんな業種でも開業できるわけではなく、税理士、弁護士、司法書士、職業紹介業、人材派遣業、古物商、建設業、不動産業、探偵業などは許認可が難しいため開業できません。しかし、レンタルオフィスであれば、バーチャルオフィスで許認可が難しい業種でも対応できることがあります。業務の性質上、必要な条件を備えているレンタルオフィスに相談してみましょう。

また、会議室を併設しているレンタルオフィスが多いため、打ち合わせなどに使えます。受付の応対やお茶出しサービスが利用できるところも多いため、賃貸オフィスよりも便利に感じることもあるでしょう。カフェで商談ということになると、騒々しくて会話が聞き取りにくい可能性もあります。会議室や商談スペースが併設されたレンタルオフィスを利用すれば、落ち着いた環境で商談や打ち合わせが可能です。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスは全然違う

バーチャルオフィスとレンタルオフィスは利用できるサービスなどに共通点はあるものの、バーチャルオフィスは「住所貸し」、レンタルオフィスは「専有スペースのレンタル」という大きな違いがあります。働くスペースが必要であれば、レンタルオフィスが便利です。一方、自宅をオフィスにしている人にとっては、格安料金で住所だけを貸してくれるバーチャルオフィスが便利でしょう。バーチャルオフィスとレンタルオフィスは目的が異なるため、自分に合う方を選んでください。