バーチャルオフィスの郵便転送サービス！大事な書類はどう受け取る？アントレサポート

バーチャルオフィスの郵便転送サービス！
大事な書類はどう受け取る？

あなたは「バーチャルオフィスで起業すると、大事な郵便物を受け取れないのでは？」と不安があるのではないでしょうか。

確かにメールやチャットが主流になったとはいえ、起業すると税務や契約事務など、未だ書類でやり取りが行われています。

ただ実はバーチャルオフィスで起業しても、郵便物のことで不安に思う必要はありません。

多くのバーチャルオフィスが「郵便物の報告」や「郵便物の転送」といったサービスを提供しているためです。

そこで今回、説明される機会の少ないバーチャルオフィスの郵便転送サービスについて全容を解説します。バーチャルオフィスによりサービス内容が違う点も詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

「バーチャルオフィスで起業したら郵便物はどう受け取ればいい？」

あなたは、そんな疑問を持っていませんでしょうか。

バーチャルオフィスを利用している場合、郵便物はバーチャルオフィスに届きます。バーチャルオフィスの住所で起業すると、当然ながら会社の住所がバーチャルオフィスの住所になるためです。

届いた郵便物の受け取り方法はバーチャルオフィスにより違いますが、おおむね3つのパターンに分かれます。

バーチャルオフィスで起業したり事業を行っていたりするなら、名刺やホームページ、パンフレットなどに記載する住所はすべてバーチャルオフィスの住所です。そのため郵便物は自宅や別のオフィスに届くわけではないということをあらかじめ認識しておいたほうが良いでしょう。

ただ注意したいのが、「すべてのバーチャルオフィスで郵便物の受け取りを行っているわけではない」という点。

無人のバーチャルオフィスで専用ポストのため書留や宅急便などが受け取れない、そもそも郵便物を受け取る体制が整っていないバーチャルオフィスもあります。

起業すると重要書類も含めて様々な郵便物が届きますので、バーチャルオフィスの利用前に必ず郵便物の取り扱い方法は確認しておきましょう。

郵便物の受け取りは多くのバーチャルオフィスで行っていますが、郵便物の到着報告や転送方法、転送されるスパンはできるだけ細かく指定できるバーチャルオフィスがベスト。

「重要な郵便物だけ報告してほしい」とか「郵便物は定期的に転送してもらえればよい」といった希望が、人によって違うためです。

具体的に何を指定できると良いか、バーチャルオフィスに届いた郵便物を受け取る流れをご覧ください。

1. バーチャルオフィスで郵便物の受け取り

2. メールや会員専用ページなどで郵便物が到着した旨の報告

3. あらかじめ決めた方法で郵便物を受け取る

郵便物の受け取りを行っているバーチャルオフィスなら、郵便物を受け取るまでの流れはおおよそ同じと考えていただいてよいでしょう。

ただ大事なのは「郵便物到着の報告」と「郵便物の受け取り方法」が、バーチャルオフィスにより違うという点です。郵便物の受け取りと報告、転送までの流れが、バーチャルオフィスによって固定されていたりオプションで細かく指定できたりと違いがあります。

また、郵便物受取後の保管料が掛かったり、保管日数制限があったりしますので、サービス内容を確認する必要があります。

あなたの事業内容によって、郵便物の重要性は変わることもあるでしょう。

できるだけ郵便物の取り扱いも細かに指定できて、安価なオプション料金で利用できるバーチャルオフィスの利用をおすすめします。

気になるのがバーチャルオフィスの郵便転送などにかかる料金ではないでしょうか。

最初にお伝えしたとおり、郵便物の受け取りを行っていないバーチャルオフィスもあります。ただ郵便転送サービスを行っているバーチャルオフィスであれば、受け取りは無料のケースがほとんどです。

そのため、料金を比較するなら「郵便物の報告」と「転送」の2つがポイントになるでしょう。