バーチャルオフィスの選び方【10のチェックポイント】 利用と契約のコツとは？

今や都市圏だけでなく地方エリアでも利用できるようになったバーチャルオフィス。あまりに数が多すぎて、選び方を理解していないなんて方も多いのではないでしょうか。 この記事では、バーチャルオフィスの選び方で欠かせない10のチェックポイントを一気にご紹介。 どんなバーチャルオフィスを選ぶべきかを詳しく解説し、最後にバーチャルオフィスの選び方をチェックリストで一覧にしてまとめています。 ぜひ最後までご覧になってチェックリストとしてもご活用ください。

【バーチャルオフィスのチェックポイント1】住所と会社の所在地

バーチャルオフィスの選び方【10のチェックポイント】 一等地の住所を会社住所として利用できるのが、バーチャルオフィス最大のメリット。格安の料金で渋谷や新宿・四ツ谷などの住所をレンタルしてもらい、会社の登記でも利用できます。 住所は企業の信用にも繋がりますので、利用を検討するバーチャルオフィスの住所は、最初のチェックポイントとして忘れないようにしましょう。

【バーチャルオフィスのチェックポイント2】バーチャルオフィスを何年提供しているか

バーチャルオフィスで利用できる住所だけでなく、バーチャルオフィスの提供開始時期を確認することは必要です。何年サービスを提供しているかはチャックポイントです。住所を借りて法人登記を行うので倒産などあったら大変です。

運営会社が事業を撤退したり、倒産するなど経営基盤の確認のため

バーチャルオフィスの提供が長ければ、不随したサービスが豊富

バーチャルオフィスのサービス開始は容易です。副業的に始める会社が増えてきており価格競争を巻き起こしています。安価に提供する分サービス内容が陳腐な企業が多く、収益が上がらないと見ると直ぐに撤退してしまう会社が多くあります。レンタルオフィスと併用、バーチャルオフィス専業と運営年数などを確認して確かな会社、サービスを選んでください。

【バーチャルオフィスのチェックポイント3】個室や会議での利用などレンタルスペースの有無

ビジネスを始めれば取引先との打ち合わせや会議が必ず発生します。バーチャルだから個室も会議室も必要ないことはありません。 個室や会議室というと、レンタルオフィス、シェアオフィスでしか利用できないと思われるでしょう。ただ昨今は個室や会議室のあるバーチャルオフィスも登場し、来客の対応が可能な受付まであります。 住所をレンタルするだけでなく、個室や会議室などの利用ができるバーチャルオフィスかというのも大事なチェックポイントです。

【バーチャルオフィスのチェックポイント4】営業時間と問い合わせ可能な時間

住所利用だけでなく、実際に個室や会議室を利用する機会があるのだとすれば、バーチャルオフィスの営業時間や問い合わせ可能な時間もチェックポイントです。 よくあるのが、地方の出張から戻って東京に着いてからそのまま個室で仕事をしたい場合。また急な打ち合わせで、夜遅くに会議室が必要になるケースもあるでしょう。 個室や会議室のあるバーチャルオフィスなら、同時に営業時間や問い合わせ可能な時間も確認しておきましょう。

【バーチャルオフィスのチェックポイント5】初期の費用とサービス利用の料金

起業にあたっては、会社の登記やオフィスの契約で決して安くないコストがかかります。 バーチャルオフィスは、起業に際してのコストを格安に済ませられるのもメリット。ただバーチャルオフィスとは別にレンタルオフィス、シェアオフィスが併設だったり、設置されているオフィス機器が高級だったりすると料金も高めです。 実際に個室などのスペースをレンタルやシェアすることなく、住所だけを利用できるのがバーチャルオフィスの魅力。月額の基本料金1万円未満が、バーチャルオフィスの必須条件であると覚えておきましょう。 初期費用と必要最低限の利用で料金がどのくらいになるかは、起業にあたっての大事なチェックポイントです。

【バーチャルオフィスのチェックポイント6】契約と解約における期間

バーチャルオフィスの利用開始にあたっては、当然ながら利用契約が必要です。 大事なのは契約期間や更新、解約における事前の通知期間。解約予告は3か月前というのが普通ですが、中には半年前の解約予告が必要と契約書に書かれているケースもあるため注意が必要です。 解約時に高額な違約金が発生するバーチャルオフィスもあります。 「契約」「更新」「解約」の3つは、バーチャルオフィスの利用で絶対に確認すべきチェックポイントとして忘れてはいけません。

【バーチャルオフィスのチェックポイント7】契約前の審査を行っているか

バーチャルオフィスの選び方【10のチェックポイント】-2 さて契約にあたっては、バーチャルオフィスを運営する会社が「入居者審査」をしているかどうかも確認してください。審査というと硬いイメージですが、本人確認書類や印鑑証明などが用意できて事業内容がハッキリしていれば概ね問題ありません。 犯罪収益移転防止法という法律を前提に、本人確認と怪しい事業でないかの審査は必須。バーチャルオフィスの質を図る意味でも、契約前の審査を行っているかは軽視できないチェックポイントです。 ロクに審査もせずに契約できるバーチャルオフィスだとしたら、できるだけ利用は避けたほうが良いでしょう。怪しい会社が利用している可能性が高く、トラブルが起きれば住所が公開される可能性が高いからです。

【バーチャルオフィスのチェックポイント8】運営している会社と受付などのイメージ

バーチャルオフィスの利用に際しての審査も大事ですが、そもそもバーチャルオフィスの運営会社に関するイメージも事前に確認したほうがよいチェックポイント。前記しましたが開業何年か起業に関するサポート体制、サービスはあるかなど確認する必要があります。また、お客様の口コミやホームページの様子などをチェックして見てください。 前項で契約前の入居審査が大事とお伝えしました。同時にバーチャルオフィスの運営会社を訪問したり個室や会議室があるなら事前に内見したりするなど、バーチャルオフィスの雰囲気は積極的に確認したいところです。バーチャルオフィスでも内見は出来ます。遠慮せずに内見を申込しましょう。 また来客時に失礼な対応があるとビジネスに悪影響ですので、バーチャルオフィスの受付対応の質も自分の目で確認しましょう。

【バーチャルオフィスのチェックポイント9】電話転送や起業サポートなどのオプション

「東京の住所が利用できる」「コストが格安」がバーチャルオフィスのメリットですが、その他に電話関連や経理などのサポートオプションサービスが充実しているかも念のため確認しましょう。 起業後の悩みでよくあるのが、税務や会計に時間がかかって本業が疎かになりがちというケース。また顧客からの問い合わせにも対応しなければいけません。起業してしばらくは時間が足りなくなりがちです。 バーチャルオフィスのオプションで確認すべきチェックポイントは、「登記代行」「電話代行」「経理代行」の3つ。バーチャルオフィスの利用にあたって、上記のオプションが利用できるかもチェックポイントに加えておきましょう。

【バーチャルオフィスのチェックポイント10】他社とは違うサービスの提供や強み

ここまでバーチャルオフィスの選び方を主にサービス面から見てきました。忘れてはいけないチェックポイントとして、「バーチャルオフィスを運営する会社の信用と強み」も押さえておきましょう。 例えばバーチャルオフィスの最大のリスクは先ほどから何度かお伝えしていますが「倒産リスク」「撤退リスク」があります。せっかく会社登記しても、バーチャルオフィス運営会社が倒産、撤退してしまうと、高額な費用をかけて登記した住所を移転しなければなりません。 極論、ここまで解説したチェックポイントを満たしているバーチャルオフィスなら、倒産リスクは低いと言えます。 ただ宅地建物取引業の免許や各団体への加入、メディアでの紹介や地域貢献度などもバーチャルオフィスの運営会社として大事な資質。解説したチェックポイントを満たせていて、且つバーチャルオフィスの運営会社の信用や強みがあれば他のバーチャルオフィスとの差別化ができている証拠です。 積極的に利用を検討すべきバーチャルオフィスとして考えて良いでしょう。

【まとめ】バーチャルオフィスのチェックポイント

では最後に、ここまでに解説したバーチャルオフィスの選び方で大事なチェックポイントを一覧でまとめておきましょう。 チェックポイントを満たしているバーチャルオフィスほど利用をオススメできます。バーチャルオフィスを利用する際のチェックリストとしてご活用ください。 バーチャルオフィス チェックポイント 一覧 まとめ
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執筆者情報

■株式会社アントレサポート　鈴木■ 創立23年のレンタルオフィスの会社を経営。 バーチャルオフィス・レンタルサロンなど、さまざまな事業展開をしている。
 

執筆日：2020年2月12日