バーチャルオフィスの選び方
皆様、こんにちは。 アントレサポートのレンタルオフィス・バーチャルオフィスを運営しているアントレスタッフです。 (○´ิ∀´ิ○)
社長が書いていた「運営者のコラム」を勝手に引き継いだ前回の「バーチャルオフィスとは」に引き続き、今度は「バーチャルオフィスの選び方」についてお話したいと思います。 宜しくお願いします (´・ω・`)ﾄﾞｳﾓ
なぜ、この「選び方」をお話したいかというと、お問合せのお電話やご内覧の際に「お客様がどこのベンダーにしようか迷っている」ということをヒシヒシと感じるからです。 おそらく、バーチャルオフィスを提供するベンダーが急激に増加してきたという背景があると思います。 当社がこのレンタルオフィス・バーチャルオフィスをスタートさせた2000年ごろは、こうしたサービスを提供している会社はあまりなかったそうです。
サービスを提供するベンダーが増えたことで、お客様がベンダーを比較検討した上で選べるようになったことは、とても良いことだと思います。 しかしながら、現在はあまりにベンダーが増えすぎて、どこを選べばいいのかわからなくなるという問題が浮上してきました。
サービスを提供する私たちでも、この「選び方」問題は結構難しいのですが、今回は今までの経験から「どういった点に注意して選べばよいか」という点にフォーカスしてお話することにします。
その他の疑問点については、お電話いただければ頑張ってご回答します。 当社のバーチャルオフィスをご利用いただけたらもちろん嬉しいのですが、みなさまがよりご自身の希望に沿ったサービスをご利用できるようにお手伝いできたらと思いますのでお気軽にお問合せください。 無理やり当社のサービスを契約させるとか、しつこく勧誘するということはありません。ご安心ください それでは (´・ω・`)ﾄﾞｳｿﾞ
★バーチャルオフィスを選ぶ際の注意点★
早速ですが、本題です。 結論から言いますと、選ぶ際の注意点として考えられるものは５つ。バーチャルオフィスを選ぶ際の注意点
- サービスの範囲はどこまでか。希望のサービスが料金内か。
- サービスの種類はどれくらいあるのか、会社が大きくなった時必要になるサービスもあるか。
- そのバーチャルオフィスはどこにあるのか。
- バーチャルオフィスを運営している業者はどんなところなのか。
- 必要なサービスだけを利用できるか（無駄な費用はないか）。
多くの方はバーチャルオフィスで仕事をするわけではないため、
・サービス内容 ・価格
で決めることが多いかもしれません。 自分に必要なサービスがあるのか、そしてそれはいくらなのか、という点を確認して申し込みます。 実際、当社へ申し込んでくださるお客様も、そこを確認してから申し込まれることが多いです。 しかし、レンタルオフィス・バーチャルオフィスを運営する側としては、 「それ以外にも確認したほうがいいことあるよー！」とお伝えしたい。 (´・ω・`)うむ
実際、後々問題になることは何か、お困りになることは何か、 そうした側面からバーチャルオフィスを選ぶ際のポイントをご紹介したいと思います。
サービスの範囲と種類
各サービスの範囲は、サービスベンダーにより様々です。
例えば「住所レンタル」は、次のようなサービスが含まれますが、ベンダーによっては別料金だったり、そもそも対応していないということがあるので要注意です。
住所レンタルに含まれるサービス（オプションかもしれない）
- 本店や支店として登記ができる
- 郵便物を受け取ってくれる
- 郵便物を転送してくれる
- 来客対応してくれる
バーチャルオフィスは、後々必要になってくるであろうオフィス機能がオプションで利用可能な場合が多いです。 基本的なサービスである住所レンタルや電話番号レンタル、電話秘書（電話代行）のほかに、個室会議室や商談スペース、FAX番号貸出しを一緒に提供する場合が多くあります。 バーチャルオフィスのサービスベンダーによっては、顧客の利便性・満足度を考えて、それらに加えて税理士・弁護士・司法書士・社会保険労務士といったサービスを提供していることもあります。
アントレサポートの住所レンタルに含まれるサービス（オプション有）
- 本店や支店として登記ができる
- 郵便物を受け取る（本人確認が必要なものは不可）
- 郵便物を報告する（渋谷オフィス月額600円・四ツ谷オフィス無料）
- 郵便物を転送する（転送手数料100円～＋送料82円～。来社受取いただければ無料）
- 来客対応
使いたいサービスごとにベンダー選定をする手間だったり、本当に信頼できて支援してくれる士業の先生を探すコストや苦労だったりを解消できるようにサポートしたいと思い、現在のオプションサービスや士業サービスをご用意しました。 オプションのほとんどは、お客様のご要望から誕生しています。
バーチャルオフィスがある場所と建物
バーチャルオフィスは、「バーチャル」と言っても実際は拠点とする建物があり、「狭い雑居ビルのワンフロアや古いアパートの１室」から「一等地の駅前にある高層ビルのワンフロア、または複数フロア」まで、建物のグレードだけ見ても大きな差があります。 バーチャルオフィスの利用を希望される方のほとんどが、「本店所在地としての住所利用」「郵便物の転送サービス」「法人登記用の住所利用」などがメインで「会議室」「ラウンジスペース」などの施設は使わないことが多いので、立地や建物については見落としがちです。
「お客様や取引先の方が本店所在地を検索した時にどう感じるか」 「直接会って来客対応する人がオフィスを訪れた時にどう感じるか」 「来客対応が不要で売上も少ないのに立派なオフィスビルを使う必要があるのか」など
借りようとしているバーチャルオフィスのサービスだけでなく拠点の建物も含め、「自分のビジネスのレベルに合っているかどうか、不自然さはないか」をしっかり見極めるようにしましょう。 お客様や取引先は、この「不自然さがないか」について意外とよく見ています。
必要なサービスだけを利用できるか。無駄な費用はないか。
バーチャルオフィスベンダーにより、サービスの提供方法はさまざまです。
エコノミー、スタンダード、エグゼクティブとか、プラチナ～とかいくつかのサービスをきゅっとひとまとめにして、パック売りしていたり、当社のように「もう好きなやつ選んで！」というようにバラ売りしていたりします。 なので、ベンダーさんごとにサービス内容と価格を比較するのが難しいかもしれません。
ベンダーさんにより売り方が色々ということは、お客様はどちらの売り方も求めているっていうことですよね。 では、なんでアントレサポートはバラ売りなのか？
いや、セットプランもあるんですよ？ サービス開始当初はセットプランがほとんどでしたが、現在はバラ売りを基本としています。２０２０年現在、２０年間運営してきて、やっぱりお客様にとって最終的に親切なのはバラ売りなんじゃないかと思ったからです。 セットプランって売る側としては売りやすく、利益率も高めることができ、かつお客様が買いやすい。 Aプラン、Bプラン、Cプランから選んでくださいと提示されれば、このサービスが入っているこのプランでいっか、となる。また、「セットだと安い」という認識が多くの方にあるのも事実。バラ売り単価を高めにして、セット売り価格を低めに設定すればいいだけです。
でも実際問題、使用しないサービスが含まれていることってありません？ 使い始めてからしばらく経った時、このサービスだけでいいからもっと安くならないのかな？って。 そして、会社の成長度合いや業種によって、必要なサービスは異なると思うのです。 ですから、基本サービスもオプションサービスもお客様が必要なものだけを選べるように、また必要なときにすぐに使えるようにしておくということがとっても重要だと私たちは考えました。 ＼_(・ω・`)ココ重要！
やはり、選んでいただいたからにはお役に立ちたい。
お客様が順調なときも、苦しいときも、サポートできる体制でありたいと思い、バラ売りを選択しました。 経営するにあたり、コストってとても重要だと思います。長年、こうしたサービスを提供していて知ったのは、会社経営は順調な時ばかりではないということ。お金が回らず苦しい時もあり、数万円払うのが大変な時もあり。 ３万円のランニングコストが重くのしかかるときもあると思うんです。
そして、なにより私たちは起業家を応援する応援団です。 (´・ω・`)自称です 起業家応援団であるならば、「売りやすいから」「利益を上げやすいから」という理由でセット売りをするのは違うかもしれないと思っています。 もちろん、お客様のご要望としてセットのほうがいいということであれば、その売り方もご用意します。 アントレサポートは起業家の応援団。お客様にとってよりよいサービスを提供していきたいと思います。
まとめ
アントレサポートでは、住所貸し・電話番号貸し・電話秘書といった バーチャルオフィスの基本的なサービスとは別に、 会議室のオプション利用やFAX番号貸しオプションを提供しています。 インキュベーションセンターとして、起業家のサポートを行うべく、 士業との提携に力をいれ、起業家支援を行いたいという志を同じくする 士業の先生方と連携してサービスを作り出し、皆さまにご利用いただいています。 バーチャルオフィスのことでわからないことがあれば、お気軽にお問合せくださいませ。執筆者情報
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■株式会社アントレサポート 鈴木■ 創立23年のレンタルオフィスの会社を経営。 バーチャルオフィス・レンタルサロンなど、さまざまな事業展開をしている。 |
執筆日：2020年4月8日
